Herzlich willkommen zu „Human Excellence Tipp“ – Januar 2007

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Inhaltsverzeichnis:

1. Motivierende Zitate
2. Nicht in der Informationsflut untergehen
3. Zitat aus der kleine Prinz von Antoine de Saint-Exupéry

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1. Motivierende Zitate

Tu immer recht! Das wird einige Leute dankbar machen und den Rest in Erstaunen versetzen. Mark Twain

Regeln sind fast nie so wirksam wie Erfahrungen. Quintilian
 
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2. Nicht in der Informationsflut untergehen

Viele Mitarbeiter und Führungskräfte mit denen wir arbeiten, stöhnen über die lange Zeit die täglich mit Emailbearbeitung verwendet werden muß. Durch unzählige Papiere und Infoblätter, aber auch durch das Internet werden wir von der täglichen Arbeit abgehalten.
Wir leben im Informationszeitalter und der Rohstoff für diese Zeit ist nun einmal – Information.
Kommunikation bedeutet etymologisch: mitteilen, teilen, gemeinschaftlich machen. Oder für unsere Organisationen ausgedrückt:
Die Informationen an die richtigen „Adressen“ bringen.

Zu diesem Thema stellen sich viele Fragen:

Welche Informationen brauchen wir überhaupt?
Wer braucht welche Information und für was?
Woher kommen die Informationen?
In welcher Form beschaffen wir sie und wie geben wir sie weiter?
Wie dokumentieren wir wichtige Informationen?

Fragen über Fragen. Wir haben es in den Unternehmen mit einer zwiespältigen Situation zu tun:
Wir stöhnen einerseits über die Informationsflut, insbesondere die Führungskräfte. Es gibt Manager mit drei bis vier Stunden täglicher E-mail-Bearbeitung.

Wir beschweren uns andererseits über eine mangelhafte Kommunikation, also darüber, dass wichtige Informationen nicht kommuniziert werden. Diese Beschwerden hört man oft von den Mitarbeitern (Unternehmensziele? Wirtschaftliche Lage?)
Die Betriebsatmosphäre wird dadurch gestört.

Informationsflut

Wenden wir uns zuerst der Daten- und Informationsflut zu. Die Technik hat in punkto Umfang und Tempo des Informationsflusses wahre Wunder bewirkt, aber die Qualität der produzierten Daten konnte nicht mithalten.
Da heute in den Verwaltungen fast jeder mit PC / Internet / E-mail arbeitet, kann der Benutzer zum einen selbst Daten und Informationen beschaffen, zum anderen kann er von anderen mit denselben „zugemüllt“ werden. Moderne Unternehmen ersticken fast an der Informationsflut.
Die Datenüberflutung und der überzogene Einsatz der Kommunikationstechnologien gehen zu Lasten der Leistung und Produktivität auf persönlicher und betrieblicher Ebene. Sie führen zur Ressourcenverschwendung, verwirren die Menschen, beeinträchtigen die Kommunikation, komplizieren die Entscheidungsprozesse, erzeugen Stress und schwächen die Menschen. In der Folge auch die Unternehmen.
Aber auch herkömmliche Informationsmittel wie das „schwarze Brett“ werden überfrachtet mit Arbeitsanweisungen, QS-Ergebnisse und vielem mehr.
Da die Nichtbeachtung oft auch arbeitsrechtliche Folgen haben kann, sehen sich die Menschen gezwungen, die Informationen aufzunehmen. Die Führungskräfte fühlen sich bei der ständigen Jagd nach einem Vorteil gezwungen, alles an Informationswust zu beackern, weil sie Angst haben, ein sehr wichtiges Detail zu übersehen. Ein Problem besteht auch darin, dass wir die moderne Datentechnik zur Stärkung unseres Cyber-Egos missbrauchen.
Da bleibt dann keine Zeit mehr für eine innere Einkehr, für eine Reflexion des Zurückliegenden und für Chancen-Denken in die Zukunft.


Welche Lösungen bieten sich an?

Eindämmung der Informationsflut: Aber wie?
Grundsätzlich: Größere Rücksichtnahme auf den Empfänger. Meistens bekommt jeder die lustige Story, die gerade im Betrieb herumläuft sowieso schon zwanzigmal von anderen Personen.
Frage: Haben Sie früher auch jedes Fax in Kopie weitergesendet an alle, die Sie kennen?
Strenge Disziplin und drastische Reduzierung der Datenmenge
Vor der Herausgabe überlegen:
Redaktionelle Bearbeitung „Was ist wichtig – was kann entfallen?“
Ist der Verteiler nicht zu umfangreich?
Ist der Turnus der Herausgabe optimal?
Häufig überholte Mitteilungen aussortieren
Ist meine Sprache so klar, dass Rückfragen über-flüssig werden?
Überlegen: kann die Zahl der persönlichen Kontakte erhöht und die Technik maßvoller eingesetzt werden?
Gerade bei Email nicht jede einzeln aufrufen über den Tag verteilt. 2 mal am Tag alle Emails anschauen und Müll sofort löschen. Wenn etwas wirklich dringend ist, meldet sich der- oder diejenige sowieso per Telefon.

Mitarbeiter – Kommunikation: besseres Klima

Eine optimale Kommunikation kann zu einer wesentlichen Verbesserung der Betriebsatmosphäre beitragen. Es ist darauf Wert zu legen, dass die offiziellen Informationen den gesamten Betrieb erreichen, damit sich keine inoffiziellen Kanäle, über die sich z. B. Gerüchte ausbreiten, öffnen. Wenn die Empfangenden nämlich ihre Aufmerksamkeit mehr auf Gerüchte statt auf offizielle Verlautbarungen legen, dann werden die offiziellen Informationskanäle oft unbrauchbar. Deshalb ist es wichtig, dass Informationen so frühzeitig wie möglich an die Mitarbeiter gegeben werden, um eine Gerüchteküche nicht entstehen zu lassen.

Was trägt  zu einem guten Kommunikations- und Informationsklima bei?
Beispiele:
-  Einblicke in die wirtschaftliche Lage des Betriebes.
-  Offene Darstellung der Unternehmensziele.
-  Ergebnisse von Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheitsmessungen
-  Auszeichnungen als Qualitäts-Lieferant
-  Produktivitätssteigerungen
-  Soziales Engagement der Firma
-  Ökologische Projekte

Hauptverantwortlicher KI
Sehr gut bewährt hat sich ein Hauptverantwortlicher (oder ein kleines Team) für die Bereiche „Kommunikation und Information (KI)“ im Unternehmen. Er formuliert zusammen mit der Geschäftsführung, mit den Abteilungsleitern und mit der Interessenvertretung der Mitarbeiter die Informations- und Kommunikationsziele und behält die praktische Umsetzung im Auge.

Kommunikationsarten

Die persönliche Information ist durch nichts zu ersetzen. Pflegen Sie systematisch die informellen Beziehungssysteme mit einer Nähe zu den Menschen. Auch in größeren Organisationen bieten sich Gruppen- und Abteilungsbesprechungen, Betriebsversammlungen, Motivations-Events, Jahresabschlussfeiern usw. an.
Unpersönlicher, aber immer noch das kleinere Übel als gar kein Informationsfluss: Firmenzeitung, Intranet, „schwarzes Brett“.

Überlegen Sie einmal was für Informationen Sie täglich versenden und wie?

Senden Sie Informationen oder Daten? Informationen sind genau die Daten, welche die Entscheidungsunsicherheit, was zu tun ist, verringern!

Wie oft schauen Sie täglich in Ihre Emails?

Wo wäre dringend wieder ein (klärendes) persönliches Gespräch angebracht – Kollegen, Chefs, Kunden, Mitarbeiter, in der Familie?

Kommunikation bedeutet: mitteilen, teilen, gemeinschaftlich machen.

Teilen wir gemeinsam den Kommunikationsnebel.

Roland Betz und Falk Ruckruh
Human Culture Akademie

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3. Zitat aus der kleine Prinz von Antoine de Saint-Exupéry

“„Guten Tag.“, sagte der kleine Prinz.
„Guten Tag“, sagte der Weichensteller.
„Was machst Du da?“ sagte der kleine Prinz.
„Ich sortiere die Reisenden nach Tausenderpaketen“, sagte der Weichensteller. „Ich schicke die Züge, die sie fortbringen, bald nach rechts, bald nach links.“
Und ein lichterfunkelnder Schnellzug, grollend wie der Donner, machte das Weichenstellerhäuschen erzittern.
„Sie haben es sehr eilig“, sagte der kleine Prinz. „Wohin wollen sie?“
„Der Mann von der Lokomotive weiß es selbst nicht“, sagte der Weichensteller.
Und ein zweiter blitzender Schnellzug donnerte vorbei, in entgegen gesetzter Richtung.
„Sie kommen schon zurück?“ fragte der kleine Prinz.
„Das sind nicht die Gleichen“, sagte der Weichensteller. „Das wechselt.“
„Waren sie nicht zufrieden dort, wo sie waren?“
„Man ist nie zufrieden dort, wo man ist“, sagte der Weichensteller.
Und es rollte der Donner eines dritten funkelnden Schnellzuges vorbei.
„Verfolgen diese die ersten Reisenden?“ fragte der kleine Prinz.
„Sie verfolgen gar nichts“, sagte der Weichensteller. „Sie schlafen da drinnen oder sie gähnen auch. Nur die Kinder drücken ihre Nasen gegen die Fensterscheiben.
„Nur die Kinder wissen, wohin sie wollen“, sagte der kleine Prinz. „Sie wenden ihre Zeit an eine Puppe aus Stofffetzen, und die Puppe wird ihnen sehr wertvoll, und wenn man sie ihnen wegnimmt, weinen sie.“
„Sie haben es gut“, sagte der Weichensteller.“

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